La direction de l’organisme public pour lequel vous travaillez a décidé de confier un mandat d’audit à un expert externe, suite à des plaintes. Le but de ce mandat est de déterminer si des dysfonctionnements ont eu lieu, respectivement quelles mesures seraient à même d’améliorer les processus et la qualité du travail.
Diantre ! Depuis 20 ans que vous occupez ce poste, c’est bien la première fois que quelqu’un entreprend une telle démarche, ce qui ne peut que vous réjouir. C’est donc motivé et confiant que vous participez à l’audition à laquelle vous êtes convié par l’expert.
Quelle ne fut pas votre surprise de constater lors de la publication de l’audit en résultant que votre poste est considéré comme inutile et vos prestations de piètre qualité. Vous adressez alors immédiatement un courrier électronique à votre supérieur hiérarchique en exigeant une copie complète du rapport d’audit et en réservant vos droits pour le surplus, dès lors que de sévères critiques sont émises à votre sujet.
Après plusieurs rappels, une réponse vous parvient du service juridique de l’organisme et elle est loin de vous satisfaire : pour des motifs liés à la protection des données, il nous est impossible de donner une suite positive à votre requête. Vous fulminez littéralement et après avoir pris conseil vous décidez de vous adresser au Préposé à la transparence de votre Canton en lui demandant de faire en sorte que le rapport d’audit vous soit remis. Après l’échec d’une audience de médiation, le Préposé émet une recommandation.
Votre employeur a exposé, lors de cette audience, que le rapport contenait de nombreuses données concernant des tiers et qu’il n’avait pas atteint son stade définitif, car des vérifications devaient encore être diligentées.
La recommandation vous est favorable. Le Préposé explique que dès l’instant où le rapport d’audit a été présenté à la direction de l’organisme public, il devient un document officiel pour lequel un accès peut être sollicité. S’agissant de la protection des intérêts des tiers, une solution consiste à caviarder les passages sensibles tout en donnant accès aux autres passages du rapport. Une telle solution a notamment été adoptée dans le cadre d’une procédure ayant trait à un rapport d’audit relatif la gouvernance de l’hôpital fribourgeois, audit qui visait à évaluer l’organisation et le fonctionnement des organes.
Si vous souhaitez obtenir plus d’explications et d’exemplifications des documents officiels auxquels l’accès est possible, nous vous conseillons la lecture de cet article de doctrine qui recense les jurisprudences rendues en cette matière:
La notion de document officiel en droit fédéral, ainsi qu’en droit valaisan, RVJ 2016 p. 393 ss.