Votre premier employé Jacques vous annonce son prochain départ et vous interroge sur le sort des données générées par les moyens informatiques utilisés dans le cadre de son activité au sein de votre entreprise. Que va-t-il advenir de ma boîte de courriel ? Comment assurer la continuité de mon activité avec mon successeur ? Quid des données privées qui m’appartiennent ?
Soucieux d’agir en conformité avec la loi et de faire preuve de transparence, vous vous adressez à votre avocat-conseil et lui demandez de vous orienter sur la meilleure manière d’agir dans le respect des droits de chacun.
Lors de votre rendez-vous, Me Alapage vous explique ce qu’il convient d’entreprendre pour éviter toute violation de la loi, en particulier en termes de protection des données. La première démarche à accomplir consiste à édicter un règlement régissant l’utilisation des moyens informatiques par le personnel et d’y indiquer avec précision les droits et devoirs de chacun. De cette manière, vous pourrez minimiser le risque de conflits, tantôt pendant les rapports de travail qu’à leur issue.
Ce règlement doit être communiqué et explicité aux collaborateurs de l’entreprise, lesquels devront, après en avoir pris connaissance de manière exhaustive, signer le document ce qui démontrera qu’il leur a été soumis.
Le collaborateur qui vous quitte doit transmettre les dossiers et courriels en cours à son successeur et les quittancer de manière à éviter tout problème de preuve. Il doit avoir la possibilité de sauvegarder ses emails privés et toutes les autres données de ce type et de les effacer des serveurs, de manière définitive.
Le dernier jour de travail au plus tard, le compte de messagerie électronique de l’employé sur le départ et tous ses autres comptes informatiques devraient être bloqués, puis effacés. Les délais de conservation légaux s’appliquent lorsque le collaborateur était en relation avec des cocontractants de l’entreprise, ce qui signifie que la preuve d’accords peut devoir être préservée.
Lorsqu’un employé décède, son compte de messagerie électronique doit être immédiatement bloqué et les données qu’il contient doivent faire l’objet d’une sauvegarde. Il convient ensuite d’opérer, en présence des héritiers, un tri entre les données privées et les données professionnelles, selon le principe des quatre yeux.
Lorsqu’une adresse email est bloquée, une réponse automatique devrait être implémentée indiquant que l’adresse n’est plus active. Une adresse de remplacement doit être spécifiée, en lieu et place d’un renvoi automatique pour que le choix de l’envoi demeure.
Ainsi, pourront être garanti tant le respect de la sphère privée, que celui du secret des affaires.