Cette question peut paraître difficile à appréhender, mais sa concrétisation va vous faciliter sa compréhension.
Dans le canton de Genève, à la suite d’une interpellation litigieuse, il a été sollicité l’accès à un courrier électronique envoyé à la commandante de la police genevoise par un gendarme. La commandante s’est opposée à la transmission de ce courriel pour différents motifs.
Tous les courriers électroniques qui répondent aux critères du document officiel, c’est-à-dire en particulier ceux qui sont en lien avec l’accomplissement d’une tâche publique, sont en principe soumis au droit d’accès. N’y sont pas soumis les courriers électroniques dont le contenu est strictement privé et qui sont acheminés via le système de courrier électronique d’un organe public.
En l’occurrence, le courriel était clairement en lien avec l’accomplissement d’une tâche publique, puisqu’il avait pour but d’informer la hiérarchie de ce qui s’était passé durant l’audition. Il a donc été recommandé à la police de transmettre le courriel au requérant, de façon à permettre à celui-ci de voir comment ces événements ont été relatés à la hiérarchie. Cette recommandation n’a pas été suivie par la police, ce qui pourrait ouvrir la voie à un procès. Il convient de préciser que le point de vue du préposé genevois est celui de nombre de ses collègues, pour ne pas dire de tous ses collègues.
Vous l’aurez compris, les courriels deviennent accessibles aux citoyens, pour autant qu’ils concernent leurs interactions avec les autorités. Cela signifie très concrètement que ces dernières doivent s’attendre et se préparer à devoir dévoiler tous les courriels, si une demande d’accès est formulée. Mieux vaut donc s’abstenir de qualifier le comportement ou l’attitude d’un administré et se limiter à une analyse purement factuelle d’une situation. Quant aux citoyens, ils peuvent désormais pleinement exercer leurs droits et ainsi vérifier qu’ils n’ont pas été privés d’informations pertinentes notamment et que la bonne foi a prévalu.